まずは「何に困っているか」を整理する
複合機の入れ替えを検討するきっかけは、印刷コストの増加、故障の頻発、オフィスの移転など企業によって様々です。まずは現在の課題を書き出し、優先順位をつけることから始めましょう。
何を解決したいのかが明確になっていると、見積もりを比較する際にも「自社に合っているか」を判断しやすくなります。
① 印刷枚数と使用人数を把握する
月間の印刷枚数とオフィスの人数によって、適したモデルのクラスやカウンター料金のプランは大きく変わります。直近数ヶ月分の利用実績を確認しておくと、過不足のない提案を受けやすくなります。
② 設置スペースと搬入経路を確認する
本体サイズだけでなく、トナー交換や用紙補充のための前後スペース、搬入時の通路やエレベーターの寸法も見落としがちなポイントです。設置予定の場所を事前に採寸しておきましょう。
③ カウンター料金とリース条件を比較する
本体価格だけでなく、カウンター料金（印刷1枚あたりの費用）やリース期間、保守費用を含めたトータルコストで比較することが大切です。契約期間中の解約条件も確認しておくと安心です。
④ セキュリティ機能の有無を確認する
ID認証やデータの暗号化、誤送信防止機能など、複合機にもセキュリティ対策が求められる時代です。取引先から求められる基準がある場合は、事前に伝えておくとスムーズです。
⑤ 導入後のサポート体制を確認する
トラブル時の対応スピードや訪問頻度は、販売店によって差があります。導入前に、どのような保守体制が用意されているかを確認しておきましょう。
オフレコでは、複数の販売店から条件を比較しながら、自社に合った一台を無料で相談いただけます。